Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on suojata Riverian omaisuutta, ennaltaehkäistä ilkivaltaa ja rikoksia sekä auttaa mahdollisten rikosten ja järjestyssääntörikkomusten selvittämisessä. Lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä henkilökunnan ja opiskelijoiden turvallisuutta.
Kameravalvonnan opetuskäytön tarkoituksena on opettaa laitteiden asennusta ja käyttöä.

Tallenteita saa käyttää myös työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, tasa-arvolaissa ja työturvallisuuslaissa tarkoitettujen häirinnän, ahdistelun tai epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi tai toteennäyttämiseksi, jos työnantajalla on perusteltu aihe epäillä työntekijän syyllistyneen tällaiseen käytökseen, sekä työtapaturmien selvittämiseksi.

Kulunvalvonnalla hallitaan henkilökunnan kulkuoikeuksia ja avaimia. Hätäviestintäjärjestelmän tarkoituksena on toimia viestintävälineenä hätätilanteissa. Järjestelmä hyödyntää paikannustietoja ja hälytykset kohdistuvat alueella olevalle henkilöstölle ja ulkopuolisille käyttäjälle.

Käsittelyn oikeusperuste:
• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 kohta
• yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta, tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 kohta
• tietosuojalaki (1050/2018) 4 §
• laki yksityisyyden suojasta työelämästä (759/2004) 16 ja 17 §

2. Käsiteltävät henkilötiedot

Valvonta-alueella olevien kameroiden kuvaama kuva-aineisto mukaan lukien tallennusaika ja -paikka. Kuvattavia informoidaan pääsääntöisesti kuvauspaikoilla näkyvillä tallentava kameravalvonta- kylteillä tai tarroilla.

Kulunvalvonnan osalta henkilöstön ja muiden käyttäjien kulkuoikeuksien määrittely kiinteistökohtaisesti sekä kulkemisen todentaminen kiinteistöissä. Henkilöstöstä rekisteriin tallennetaan nimi, yksikkö ja työtehtävä.
Hätäviestintäjärjestelmän käyttäjien tietoja ovat nimi, puhelinnumero ja sähköposti. Hälytystilanteessa käyttäjän sijainti näkyy pääkäyttäjille kahden tunnin ajan hälytyksestä. Sijaintitietoja ei tallenneta. Käyttäjä päättää itse sijaintitietojen hyväksymisestä tai estämisestä.

3. Henkilötietojen käsittelijät

Koulutuskuntayhtymän työntekijät, joilla on työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet kamera- ja kulunvalvonnan tietojärjestelmiin. Tarvittaessa käsittelijänä voi toimia myös poliisiviranomainen.

Opetuskäytössä ja opetustiloissa olevien laitteiden tietoja käsittelevät aihetta opiskelevat opiskelijat, heitä opettavat opettajat tai muu opetuksesta vastuussa oleva henkilökunta.

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/19999) 24 §:n 1 mom. 7 kohdan mukaan salassa pidettäviä.

4. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
   Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
   
5. Henkilötietojen säilytysaika
   Kuvatallenteet säilytetään määräajan, muutamien viikkojen ajan. Tarvittaessa tallennetta säilytetään pidempään, esimerkiksi rikosepäilytilanteessa ja hävitetään prosessin päätyttyä.
   
6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
   Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
   
7. Rekisteröidyn oikeudet
   Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista
   
   
8. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
   

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria

Turvallisuuspäällikkö Tapani Temisevä
Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria
tapani.temiseva@riveria.fi
Puh. 050 471 7469

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riverian tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@riveria.fi
Puh. 050 311 5821

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus on hallinnoida opiskelemaan hakeutumista ja opiskelijavalintaa sekä Riveriassa opiskelevien henkilökohtaisia osaamisen kehittämissuunnitelmia (HOKS), opintosuorituksia, oppimisen ja osaamisen arviointeja sekä työpaikalla tapahtuvan oppimisen tietoja.

Rekisteriä käytetään myös opetuksen suunnittelussa, toteutuksessa, seurannassa sekä opiskelija- ja opettajatietojen ylläpidossa. Henkilötietoja käsitellään myös opiskelijoiden ja henkilöstön turvallisuuden ja opiskeluympäristön fyysisen turvallisuuden ja tietoturvallisuuden mahdollistamiseksi. Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen tehtävä.

Keskeinen lainsäädäntö:

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Asetus ammatillisesta koulutuksesta (673/2017)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Opetus- ja kulttuuriministeriön asetus opiskelijaksi ottamisen perusteista ammatillisessa perustutkintokoulutuksessa (699/2017)

2. Rekisterin tietosisältö – käsiteltävät henkilötiedot

Opiskelemaan hakevat:

• henkilötiedot (nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, sukupuoli, kotikunta, kansallisuus),
• opiskelijavalintaa koskevat tiedot (valintapäätös ja päätöksen perustelut)
• hakemuksen liitteet (esim. todistus kielitaidosta, motivaatiokirjeet/-videot)

Opiskelijat:

• opiskelijan henkilötiedot: nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, kansallisuus, kotikunta, opiskelijanumero ja kansallinen oppijanumero
• opiskelu-/asuntolapaikan tiedot
• vanhempien / huoltajien yhteystiedot
• opiskelua koskevat tiedot: opiskeluryhmä, tutkinto, omavalmentaja, henkilökohtaiseen osaamisen kehittämissuunnitelmaan (HOKS) ja sen seurantaan liittyvät lisätiedot, tiedot suoritettavista opinnoista ja näitä koskevat valinnat, opintosuorituksiin liittyvät arviointitiedot, opintorekisteriotteen, todistusten lisätietoja
• osaamisen hankkimiseen, läsnäoloon ja keskeyttämiseen liittyvät tiedot (pvm., syyt)
• tarvittaessa lähtevän/saapuvan opiskelijan lisätietoja
• koulutukseen ja rahoitukseen liittyvät tiedot
• työpaikalla tapahtuvaan oppimiseen liittyvät tiedot
• tarvittaessa tietoja edellisestä koulusta ja aiemmista koulutuksista
• tarvittaessa erityisen tuen suunnitelman tiedot
• opiskelijan saamia opetuksen tukitoimenpiteitä koskevat tiedot
• poikkeaminen ja mukauttaminen
• opiskelijan poissaoloja koskevat tiedot
• verkko-oppimisympäristöissä opiskelijoiden käyttäjätiedot ja sähköpostiosoitteet
• saamisen tunnustamiseen tarvittavat aikaisemmat todistukset
• opintososiaalisten etuuksien maksutiedot

Opettajien tiedot: opettajan nimi, henkilötunnus, työyhteystiedot, opetusvelvollisuustiedot
Henkilökunta: nimi, työtehtävä, työyhteystiedot
Työpaikalla järjestettävän koulutuksen tiedot: työpaikkaohjaajan yhteystiedot, yrityksen tiedot

Kuljettajaopetuksen rekisteri:

• ajokorttia tai ammattipätevyyttä suorittavan opiskelijan henkilö- ja yhteystiedot, henkilötunnus, kotikunta
• opiskelijan tutkintotiedot, suoritetut opinnot.
• opiskelijan opiskelua koskevat tiedot eri opetusvaiheissa, ajotunnit

Opiskelua koskevat tiedot, joihin voi sisältyä erityisiä henkilötietoryhmiä (arkaluonteisia tietoja):

• henkilökohtaisiin opintojärjestelyihin ja opintojen tukemiseen liittyvät tiedot
• opiskeluoikeuden lisäaikaa, peruuttamista ja palauttamista koskevat tiedot
• opiskeluympäristön turvaamiseen liittyvien tilanteiden selvitykset ja niiden seuraamiset, opiskelijoita koskevat kurinpidolliset toimenpiteet.
• yksilökohtaisen opiskelijahuollon monialaisen opiskeluhuollon asiatuntijaryhmän kokousmuistiot ja niihin liittyvät tukitoimenpiteet (perustuen lakiin 1287/2013)
• tieto mahdollisesta turvakiellosta
  
  Salassapidon peruste:Julkisuuslaki (621/1999, §24)

3. Henkilötietojen tietolähteet

• opiskelijoiden perustiedot tulevat opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolkujärjestelmästä
• opiskelijan ja huoltajan itse antamat tiedot
• opettajien ja muun henkilökunnan kirjaukset järjestelmään
• TE-palveluilta ja ELY-keskukselta saatavat opiskelijatiedot
• työpaikalla järjestettävien koulutussopimusten kautta tulevat yritysten yhteyshenkilöiden ja ohjaajien tiedot
• Riveria koulutuspalvelu Oy:n, Kesäyliopiston ja Kansanopiston sopimusasiakkaat

4. Henkilötietojan käsittelijät
   • Riverian opetushenkilöstö
   • Riverian hallinnossa henkilöt, joilla työtehtävien mukaisesti rajatut käyttöoikeudet rekisteriin
   • muut koulutuksen järjestäjät, joiden kanssa sopimus koulutusyhteistyöstä
   • rekisterin tietojärjestelmätoimittaja sopimuksen mukaisesti
5. Henkilötietojen luovutukset
   • Riveria luovuttaa tarpeellisia opiskelijoiden henkilötietoja seuraaville vastaanottajille:
     • lakiin perustuvat luovutukset: Opetushallitus (KOSKI-tietovaranto, eHOKS-tietopalvelu), Tilastokeskus, KELA, Valvira, työvoimaviranomainen, Maahanmuuttovirasto, Etsivä nuorisotyö
     • Koulutusrahastolle
     • Meidän It ja Talous Oy:lle (Meita) sosiaali- ja terveysalan perustutkinto-opiskelijoiden henkilötiedot Mediatri-järjestelmän käyttöoikeuksien luontia varten.
   • Lisäksi Riveria voi luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja
     • tieteellistä tutkimusta varten
     • Julkisuuslain tai muun lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi
     • muille ammatillisille oppilaitoksille opiskeluoikeuden käsittelemiseksi ja suoritustietojen siirtämiseksi mm. opetusyhteistyössä
     • opiskelijan suostumuksella yhteystietoja voidaan luovuttaa Riverian ulkopuolelle rajattuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin, kyselytutkimuksiin ja markkinointiin ja rekrytointitarkoituksiin.
6. Tietojen siirto EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle
   • Riverian tietosuojaperiaatteiden mukaisesti noudatamme erityistä huolellisuutta, jos henkilötietoa siirretään EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle maihin, jotka eivät tarjoa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaista tietosuojaa. Henkilötiedon siirtäminen EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.
7. Henkilötietojen säilytysaika
   • Järjestelmiin tallennettujen henkilötietojen sekä manuaalisen aineiston säilytysajat perustuvat lainsäädäntöön sekä Riverian tiedonohjaussuunnitelmaan ja tiedoilla on eri pituisia säilytysaikoja.
   • Seuraavia opetukseen liittyviä henkilötietoja Riveria säilyttää ammatillista koulututusta koskevan lainsäädännön ja arkistolain perusteella pysyvästi:
     • opiskelijan nimi, henkilötunnus, oppijanumero  
     • tiedot henkilön suorittamista tutkinnoista ja erikoistumiskoulutuksista sekä kaikista opintosuorituksista ja niiden arvosanoista
8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
   • Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
     
9. Rekisteröidyn oikeudet
   • Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista
10. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria

(y-tunnus 0212371-7)
Peltolankatu 4
80220 Joensuu

Rekisteristä vastaa pedagoginen johtaja Jatta Herranen jatta.herranen (at)riveria.fi
p. 050 075 5305

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuojavastaava(at)riveria.fi
p. 050 311 5821

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.

Käsittelyn oikeusperuste:
• Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, tietosuoja-asetuksen 6 artikla, 1 c kohta
• Kuntalaki (410/2015, 84 §)

2. Käsiteltävät henkilötiedot
   Tiedot kerätään seuraavilta henkilöiltä: Yhtymähallituksen jäsenet ja varajäsenet, yhtymävaltuuston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja, kuntayhtymän johtaja, rehtori ja hänen varahenkilö.
   Yllä mainittujen henkilöiden kuntalain 84 §:ssä tarkoitetut luottamus- ja virkatehtävän hoitamisen kannalta merkitykselliset sidonnaisuudet: johtotehtävät ja luottamustoimet, eli elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävä varallisuus ja muut sidonnaisuudet, joilla voi olla merkitystä luottamus- tai virkatehtävien hoitamisessa.
   
3. Henkilötietojen käsittelijät
   Sidonnaisuusilmoitus tehdään kuntalain 84 §:n mukaan tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kuntalain mukaan kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu.
   
4. Tietojen luovutukset
   Sidonnaisuustiedot pidetään nähtävänä yleisessä tietoverkossa kuntayhtymän nettisivuilla.
   
5. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
   Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
   
6. Henkilötietojen säilytysaika
   Sidonnaisuusrekisteri säilytetään pysyvästi.
   
7. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
   Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
   
8. Rekisteröidyn oikeudet
   Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista
   
9. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
   

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Riveria, Tarkastuslautakunta

Hallinnon asiantuntija
Heli Pirhonen
heli.pirhonen@riveria.fi
p. 050 326 1719

Riverian tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@riveria.fi
Puh. 050 311 5821